ایمیل هنوز یکی از راه های اصلی ارتباطی ما چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه ای است. اما، خیلی اوقات استفاده از ایمیل میتواند بدترین دشمن خودمان باشد. در این مقاله رایج ترین اشتباهاتی که مردم هنگام استفاده از ایمیل مرتکب می شوند و چگونگی اجتناب از آنها را در زندگی روزمره را توضیح می دهیم.
تکمیل خودکار
تکمیل خودکار ویژگی رایجی است که در بیشتر کلاینت های ایمیل وجود دارد. هنگامی که اسم شخص گیرنده ایمیل را تایپ می کنید نرم افزار ایمیل به طور خودکار ایمیل آن شخص را برای شما انتخاب می کنید. از این طریق مجبور نیستید ایمیل همه را بیاد بسپارید، فقط نام آنها کافیست. مشکل تکمیل خودکار هنگامی بروز می کند که افراد مختلفی نامشان یکسان است. در این حالت تکمیل خودکار به سادگی ممکن است آدرس ایمیل اشتباهی برای شما انتخاب کند. مثلا ممکن است بخواهید ایمیلی با همه اطلاعات مالی سازمان را به فرد اسمیت همکارتان در بخش حسابداری بفرستید. اما تکمیل ایمیل “فرد جانسون” همسایه تان را برای شما انتخاب می کند. در نتیجه شما اطلاعات حساسی را به افراد غیر مجاز می فرستید. برای اجتناب از اینکار همیشه قبل از زدن دکمه send آدرس ایمیل گیرنده را دوباره چک کنید.
پاسخ ایمیل
بیشتر کلاینت های ایمیل دو انتخاب در کنار To برای انتخاب گیرنده دارند. CC یعنی می خواهید افرادی که کپی دریافت می کنند از فهرست گیرنده ها مطلع باشند. Bcc که شبیه Cc است ولی کسی نمیتواند افرادی که در Bcc هستند را ببینند. هر دو این انتخاب ها ممکن است شما را به مشکل بیاندازند. وقتی کسی به شما ایمیل می زند و افراد دیگری هم گیرنده ایمیل در Cc ذکر شده اند ،شما باید تصمیم بگیرید که می خواهید فقط به فرستنده جواب بدهید یا به همه افراد در Cc. اگر جواب حساس است به احتمال زیاد فقط باید به فرستنده جواب بدهید. در این حالت از گزینه “reply all” که شامل جواب به همه افراد است استفاده نکنید. با Bcc مشکل متفاوتی دارید. وقتی ایمیل حساسی می فرستید ممکن است بخواهید به طور محرمانه کسی را Bcc کپی کنید. مثلا رئیستان. اما اگر رئیستان از گزینه reply to all جواب بدهد همه دریافت کنندگان ایمیل پی خواهند برد که شما به طور محرمانه رئیستان را در ایمیل اصلی کپی کرده بودید. هرگاه کسی شما را در ایمیلی Bcc کرد به همه جواب ندهید فقط به شخصی که ایمیل را فرستاده است جواب دهید.
لیست های جمعی
لیست های جمعی مجموعه ای از آدرس های ایمیل هستند که یا یک نام نشان داده می شوند که گاهی لیست ایمیل یا اسم گروه نامیده می شود. مثلا ممکن است لیست جمعی با آدرس ایمیل group@example.com داشته باشد. وقتی ایمیلی به آن آدرس می فرستید پیام به همه افراد عضو گروه ،شاید صد ها یا هزاران نفر برسد. خیلی مراقب پیام هایی که به اینگونه لیست های میفرستید باشید، چون تعدادی زیادی از افراد این پیام را دریافت می کنند. ممکن است بخواهید جوابتان به شخص فرستنده برسد اما آن لیست ممکن است بطور خودکار همه افراد را شامل کند مثلا صدها اگر نه هزاران نفر می توانند ایمیل خصوصی را بخوانند. چیزی که می تواند خطرناک باشد هنگامی است که تکمیل خودکار لیست توزیعی را انتخاب می کند.
حریم خصوصی
در نهایت، بیاد داشته باشد ایمیل مرسوم بطور محدودی از حریم خصوصی محافظت می کند. به ایمیل بعنوان کارت پستال نگاه کنید. بعلاوه وقتی ایمیلی فرستادید دیگر کنترلی بر آن ندارید و دیگر نمیتوانید آنرا برگردانید. ایمیل به سادگی ممکن است به افراد دیگری باز ارسال شود، در فروم های آنلاین پست شود و براساس حکم دادگاه پخش شود یا اگر سروری هک شود توزیع شود. از چیزی واقعا خصوصی برای در میان گذاشتن دارید، از تلفن استفاده کنید. همچنین مهم است بیاد داشته باشید در بسیاری از کشور ها میتوان ایمیل را به عنوان مدرک و گواه به دادگاه برد. نهایتا، اگر از کامپیوتر کارتان برای فرستان ایمیل استفاده می کنید،بیاد داشته باشید که کارفرمایتان به احتمال زیاد حق بازرسی دارد و شاید حتی ایمیل شما هنگامی که از منابع کاری استفاده می کنید را بخواند.
منبع: ماهنامه رسمی OUCH
