به همراه همه افرادی که اکنون از خانه کار می‌کنند، شما نیز به احتمال زیاد با استفاده از از راه حل‌های کنفرانس مجازی مانند زوم، اسلک یا مایکروسافت تیم، از راه دور با همکاران خود در ارتباط هستید. اعضای خانواده شما شاید حتی فرزندان شما نیز ممکن است از همین فناوری برای ارتباط با دوستان یا برای یادگیری از راه دور استفاده کنند. صرف نظر از علت اتصال شما، گام‌های اساسی وجود دارد که با استفاده از آن‌ها می‌توانید بسیاری از این فناوری‌ها را با خیال راحت و ایمن استفاده کنید.
شرکت در یک کنفرانس مجازی
اگر قرار است در یک کنفرانس مجازی شرکت کنید، به پنج گام مهم که در ذیل به آن‌ها اشاره می‌شود توجه داشته باشید.
• نرم افزار را به روز کنید: اطمینان حاصل کنید که همیشه از آخرین نسخه نرم افزار کنفرانس استفاده می‌کنید. هرچه نرم افزار شما جدیدتر و به روزتر باشد، امنیت آن نیز بیشتر خواهد بود. به روزرسانی خودکار را فعال کرده و از برنامه خارج شوید، بنابراین پس از اجرای مجدد برنامه، به روز بود آن بررسی خواهد شد.
• پیکربندی تنظیمات صوتی و تصویری: تنظیمات برگزیده و اصلی خود را طوری تنظیم کنید که هنگام پیوستن به جلسه مایکروفون و دوربین شما را خاموش نگه دارد و آن‌ها را فقط در صورت تمایل فعال کنید. هنگامی که پخش از سیستم شما فعال نیست، سعی کنید با گذاشتن درپوش بر روی وب کم و یا کشیدن نوار بر روی دوربین کامپیوتر از حریم خصوصی خود مراقبت کنید. به یاد داشته باشید اگر دوربین شما روشن است، همه می‌توانند ببینند که چه کاری انجام می‌دهید حتی وقتی صحبت نمی‌کنید.
• بررسی کنید چه چیزی پشت سر شماست: اگر می‌خواهید وب کم خود را فعال کنید، از آنچه در پشت سر شماست آگاه باشید. اطمینان حاصل کنید که در حین مکالمه هیچگونه اطلاعات شخصی و یا مهم و حساسی پشت شما دیده نمی‌شود. برخی از نرم افزارهای کنفرانس ویدیویی به شما این امکان را می‌دهند تا از یک پس زمینه مجازی استفاده کنید، بنابراین مردم نمی‌توانند ببینند چه چیزی در پشت شماست.
• دعوتنامه خود را به اشتراک نگذارید: لینک دعوتنامه بلیط شخصی شما برای ورود به جلسه است. حتی اگر یک همکار قابل اعتماد نیاز به لینک ارسال شده داشته باشد، بهتر این خودش از مجری کنفرانس درخواست دعوتنامه کند.
• ضبط نکنید: از ضبط کردن یا عکس گرفتن از صفحه کنفرانس بدون اجازه پرهیز کنید. در صورت عمومی شدن این تصاویر یا ضبط‌ها، ممکن است به طور تصادفی اطلاعات بسیار حساس را به اشتراک بگذارید.
اگر میزبان یک کنفرانس مجازی هستید، لازم است چند گام دیگر نیز بردارید.
• نیاز به رمز عبور برای محافظت از حریم خصوصی و امنیت کنفرانس و کنترل افرادی که می‌توانند به جلسه بپیوندند، آن را با رمز عبور محافظت کنید. به این ترتیب فقط افرادی که رمز کنفرانس را دراند می‌توانند به این رویداد بپیوندند.
• بررسی شرکت کنندگان: افرادی را که در کنفرانس شرکت می‌کنند را بررسی کنید. اگر شخصی وجود دارد که شما او را نمی‌شناسید یا نمی‌توانید او را شناسایی کنید، از آن شخص بخواهید تا هویت خود را تایید کند. اگر از حضور فردی احساس نگرانی می‌کنید، یا اگر کسی بی ادبی کرد و یا باعث اختلال در کنفرانس شده، آن‌ها را از این کنفرانس دور کنید. بسیاری از راه حل‌ها این امکان دارند که کنفرانس را از زمان آغاز به کار خود قفل کند، بنابراین هیچ کس دیگری نمی‌توانند به آن ملحق شود مگر اینکه شما اجازه ورود به آن‌ها را بدهید. گزینه دیگر ممکن است که ابتدا افراد را در یک اتاق انتظار مجازی قرار دهید، بنابراین می‌توانید تایید کرد که چه کسی به تماس می‌پیوندد.
• اطلاع دهید، اگر ضبط می‌کنید: اگر قصد ضبط رویداد و اجازه ضبط را دارید، حتما قبل از موعد همه را در مورد این کنفرانس مطلع کنید.
• به اشتراک گذاری صفحه کامپیوتر اگر صفحه رایانه خود را به اشتراک می‌گذارید، حتما همه برنامه‌های دیگر را ببندید و هر گونه فایل حساس را از روی رایانه شخصی خود حذف کنید. همچنین هشداهای Pop-up را غیر فعال کنید. این امر به شما اطمینان می‌دهد که هنگام به اشتراک گذاری صفحه رایانه خود، اطلاعات حسحس و یا اطلاعاتی که موجب شرمندگی شما می‌شود را به اشتراک نمی‌گذارید. گزینه دیگر در نظر گرفتن اشتراک فقط برنامه‌ای است که می‌خواهید به جای اشتراک گذاشتن کل صفحه رایانه خود، به اشتراک بگذارید.
این فناوری‌ها ابزاری خارق العاده‌ای هستند و از بسیاری جهات آینده‌ای را نشان می‌دهند که در آن چگونه کار خواهیم کرد و چگونه با دیگران همکاری و تبادل اطلاعات خواهیم کرد. این قدم‌های ساده نشان دهنده‌ی بخشی از یک مسیر طولانی برای حصول اطمینان از استفاده امن و ایمن از این ابزارهاست.
منبع: ماهنامه رسمی OUTCH
