ایمیل یکی از راه‌های اصلی ارتباطی ما، هم در زندگی شخصی و هم در زندگی حرفه‌ای است. با این حال، اغلب هنگام استفاده از ایمیل می‌توانیم بدترین دشمنان خودمان باشیم. در اینجا رایج ترین اشتباهاتی که افراد هنگام استفاده از ایمیل مرتکب می‌شوند و راه‌های جلوگیری از آن‌ها را توضیح خواهیم داد.
تکمیل خودکار
تکمیل خودکار یک ویژگی رایج در اکثر سرویس گیرندگان ایمیل (کلاینت‌ها) است. با تایپ کردن نام شخصی که می‌خواهید برایش ایمیل ارسال کنید، نرم افزار ایمیل شما به طور خودکار آدرس ایمیل وی را برای شما انتخاب می‌کند. به این ترتیب نیازی نیست آدرس ایمیل همه مخاطبین خود را به خاطر بسپارید و فقط دانستن نام آن‌ها کافی است. به عنوان مثال، ممکن است شما قصد ارسال یک ایمیل کاری بسیار حساس به Janet Robert همکار خود داشته باشید، اما در عوض قابلیت تکمیل خودکار آدرس ایمیل “Janice Rodrigues”، مربی والیبال فرزند شما را انتخاب می‌کند. در نهایت یک ایمیل کاری حساس برای شخصی که تقریبا نمی‌شناسید ارسال می‌کنید. همیشه در زمان ارسال هر ایمیل حساسی، نام و آدرس ایمیل را قبل اینکه دکمه ارسال را بزنید، دوباره چک کتید. گزینه دیگر این است که ایمیل گیرنده را بعد از تهیه و تکیمل پیام خود اضافه نمایید تا اطمینان حاصل کنید که فرد مورد نظر را درست انتخاب کرده‌اید.
پاسخ به همه (Reply- All)
علاوه بر قسمت To هنگام ایجاد یک ایمیل، یک گزینه “CC” نیز دارید. گزینه CC مخفف “Carbon Copy” است که به شما امکان می‌دهد افراد دیگری را در ایمیل خود کپی کرده و آن‌ها را مطلع سازید. وقتی شخص دیگری برای شما ایمیلی ارسال می‌کند و افرادی را در CC خود قرار داده است، باید تصمیم بگیرید که چگونه می‌خواهید پاسخ دهید. فقط به ارسال کننده، یا از طریق Reply-All به همه کسانی که در ایمیل موجود هستند پاسخ دهید. اگر پاسخ شما حساس است، به احتمال زیاد می‌خواهید فقط به فرستنده ایمیل پاسخ دهید. با این حال، مراقب باشید زیرا به سادگی می‌توانید Reply-All را بزنید، به این معنی که به همه افراد موجود در ایمیل پاسخ می‌دهید. یکبار دیگر یادآوری می‌کنیم، زمانیکه به یک ایمیل حساس پاسخ می‌دهید، همیشه دوباره بررسی نمایید که ایمیل را به چه کسی می‌فرستید قبل از اینکه دکمه ارسال را فشار دهید.
احساسات
هرگز زمانیکه از لحاظ احساسی ناراحت هستید ایمیلی ارسال نکنید. این مسئله ممکن است در آینده به شما آسیب برساند، حتی شاید هزینه‌اش نابودی دوستی یا شغل شما باشد. در عوض، یک لحظه وقت بگذارید و با آرامش افکار خود را سازماندهی کنید. اگر نیاز دارید ناراحتی خود را تخلیه کنید یک ایمیل جدید باز کنید و مطمئن باشید در قسمت To هیچ نام یا نشانی ایمیلی وجود ندارد و دقیقا آنچه را که می‌خواهید بگویید تایپ کنید. سپس برخیزید و از رایانه خود دور شوید، شادی بهتر است برای خود یک فنجان قهوه درست کنید یا قدم بزنید. وقتی برگشتید پیام خود را پاک کرده و دوباره از اول شروع کنید.حتی ممکن است داشتن یک دوست یا همکار جهت بررسی بی طرف پیش نویس ایمیل شما قبل از ارسال آن، کمک شایانی باشد. یا شاید وقتی آرام شدید بهتر است تلفن را بردارید و به سادگی با آن شخص صحبت کنید، یا در صورت امکان رو در رو صحبت کنید. ممکن است برای افراد سخت باشد که قصد شما را فقط با یک ایمیل متوجه شوند، بنابراین احتمال دارد پیام شما از طریق تلفن یا رو در رو بهتر به نظر برسد. به یاد داشته باشید وقتی آن ایمیل را ارسال می‌کنید، برای همیشه وجود خواهد داشت
حریم خصوصی
در نهایت، ایمیل دارای حفاظت‌های محدودی از حریم خصوصی است. هر کسی که به آن دسترسی پیدا کند می‌تواند ایمیل شما را بخواند، مانند کارت پستال ارسال شده توسط پست. ایمیل شما می‌تواند به راحتی به دیگران ارسال شود، در انجمن‌های عمومی پست شود. اگر واقعا چیزی خصوصی دارید که به کسی بگویید، تلفن را برداشته و با آن‌ها تماس بگیرید. اگر از رایاته کاری خود برای ارسال ایمیل استفاده می‌کنید، به یاد داشته باشید که کارفرمای شما ممکن است حق نظارت و حق خوندن ایمیل شما را هنگام استفاده از منابع کاری داشته باشد.
منبع: ماهنامه رسمی OUCH
