اشتباهات در ارسال ایمیل و نحوه اجتناب از آن

ایمیل در زندگی شخصی و یا حرفه ای بعنوان اولین راه ارتباطی شناخته میشود. با این حال زمانیکه از ایمیل استفاده میکنیم، گاها پیش می آید که خود ما بدترین دشمن خود باشیم.در ذیل به 3 اشتباه رایج در استفاده از ایمیل اشاره میشود و اینکه چگونه میتوان از وقوع آن جلوگیری به عمل آورد.

تکمیل خودکار

تکمیل خودکار یکی از قابلیت های مشترک در بسیاری از برنامه های ارسال ایمیل میباشد.زمانیکه نام شخصی را که  میخواهید برایش ایمیل بفرستید را تایپ میکنید،برنامه ارسال ایمیل به صورت خودکار نام فرد را برای شما انتخاب میکند.به این ترتیب نیازی نیست تا آدرس ایمیل تمامی مخاطبان خود را به خاطر بسپارید و فقط کافیست نام آنها را بدانید.مشکل زمانی به وجود می آید که چندین ایمیل مختلف داری نام مشترک باشند و در اینصورت قابلیت تکمیل خودکار به راحتی میتواند ایمیل اشتباه را برای شما انتخاب کند.

پاسخ به همه

در ارسال ایمیل در بخش “ارسال به” میتوان از گزینه ی “CC” نیر استفاده کرد. منظور از “CC” همان “Carbon copy” میباشد که به شما اجازه میدهد تا یک کپی از ایمیل را به افراد دیگر نیز ارسال شده، در زمان ارسال باید دقت کنید که آیا میخواهید فقط به همان شخص ارسال کننده ایمیل جواب بدهید یا برای همه افرادی که ایمیل برای آنها نیز ارسال شده است. اگر جواب شما مهم و حساس است، به احتمال زیاد باید فقط برای فرستنده ارسال شود. به هر حال زمانیکه گزینه پاسخ به همه را انتخاب میکنید مراقب باشید.این احتمال وجود دارد که به اشتباه روی گزینه ارسال به همه کلیک کنید که معنی آن ارسال پاسخ به همه افرادیست که در ایمیل وجود دارد. مجددا تاکید میشود،اگر ایمیل شما حاوی مطالب مهم و حساس است، همیشه قبل از کلیک کردن بر روی ارسال چندین بار چک کنید که برای چه افرادی این ایمیل ارسال میگردد.

حریم شخصی

در پایان، ایمیل نمیتواند تا حد زیادی از حریم خصوصی شما مراقبت کند. ایمیل شما مانند نامه ای که با پست ارسال میکنید، میتواند توسط همه افرادی که به آن دسترسی دارند خوانده شود. ایمیل شما میتواند به راحتی برای دیگران فوروارد شود،در انجمن های عمومی منتشر شود، براساس حکم دادگاه بازنشر شود و یا در صورت هک شدن سرور در سطح وسیعی توزیع شود. اگر میخواهید مطلبی را بصورت کاملا خصوصی به کسی بیان کنید،تلفن را بردارید و به او زنگ بزنید. مهم است بدانید که ایمیل در بسیاری از کشورها میتواند بعنوان مدرک در دادگاه مورد استفاده قرار گیرد. در خاتمه ، اگر از کامپیوتر محل کار برای ارسال ایمیل استفاده میکنید، بخاطر داشته باشید که کارفرمای شما ممکن است این حق را داشته باشد که ایمیل های شما را نظارت کند و یا زمانیکه از منابع شرکت استفاده میکنید ایمیل شما را بخواند.

منبع: مجله رسمی OUCH